ДИСТАНЦИОНННАЯ ИЛИ УДАЛЕННАЯ РАБОТА? Как организовать работу в организации в период ограничительных мер?
И снова регионы переводят работников на удаленную работу из-за ограничительных мер.
Как работать в таких непростых условиях и работодателям, и работникам? Что необходимо знать, и как правильно оформить отношения между работодателем и работником с этих случаях?
Удаленная или дистанционная работа? В чем разница между?
С 1 января 2021 года удаленную работу приравняли к дистанционной (абз. 3 п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ, далее – Закон № 407-ФЗ).
Как сотрудника временно перевести на дистанционную работу, в связи с ограничительными мерами?
На основании решения региональных или муниципальных властей временно переведите работников на дистанционную работу. Для этого издайте приказ и в нем укажите:
1) списки работников, которые будут работать из дома;
2) порядок организации работы на дому: срок перевода, график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому;
3) оборудование и средства, которые передаете сотрудникам для дистанционной работы.
По согласованию с работодателем работники вправе использовать свое или арендованное оборудование и другие средства для работы. В этом случае работодатель обязан возмещать работникам затраты, а также компенсировать другие расходы, которые связаны с дистанционной работой. Работникам, которые попали в список, ознакомьте с приказом. При этом вносить изменения в трудовой договор не нужно. С 1 января 2021 года в организации должен быть локальный акт, который регулирует временный перевод на дистанционную работу в исключительных случаях «Положение о временной дистанционной работе».
Как прекратить дистанционный режим работы?
Чтобы прекратить дистанционный режим работы и вернуть работников в офис, достаточно издать приказ о прекращении временного режима дистанционной работы. В приказе укажите дату, с которой работники должны выйти на работу в офис. Если по каким-либо причинам, с работниками были подписаны дополнительные соглашения о переводе их на дистанционную работу, пропишите в приказе, что условия соглашений утрачивают силу. Выполните такие же действия, если в дополнительном соглашении есть период его действия или конкретный срок, который закончился. Если срока нет, значит, работник перешел на такой дистанционный режим на постоянной основе. В этом случае работник и работодатель должны оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором нужно зафиксировать новые условия труда работника (ст. 72 ТК). С приказом ознакомьте всех работников, которые выполняли работу в дистанционном режиме. А в случае невозможности ознакомления работников с приказом под подпись, направьте приказ на адрес электронной рабочей почты всем работникам с уведомлением о прочтении. В письме укажите дату, с которой работники должны приступить к работе в офисе. Приложите к письму приказ. Дополнительно можно провести обзвон работников и сделать СМС-рассылку на номера телефонов работников.
Необходимо ли, подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на дистанционную работу, в связи с ограничительными мерами?
Чтобы временно перевести работников на дистанционную работу, составлять и подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору с работником не нужно. Это правило распространяет свое действие, если есть решение властей о переводе работников на дистанционную работу. Достаточно издать приказ и ознакомить с ним работников, в том числе с помощью обмена документами в электронном виде. При этом в организации должен быть локальный акт, который регулирует порядок организации временной дистанционной работы в исключительных случаях.
Нужно ли получать согласие от работников, чтобы перевести на дистанционную работу в исключительных условиях?
Нет, не нужно, если есть решение властей о переводе работников на дистанционную работу (абз. 14 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ). В этом случае издайте приказ и ознакомьте с ним работников. Заключать дополнительное соглашение к трудовому договору также не нужно.
Нужно ли уведомлять трудовую инспекцию о переводе работников на дистанционную работу?
Работодатель не обязан уведомлять трудовую инспекцию о переводе работников на дистанционный режим работы. В законе нет такой обязанности.
Как подписать документы с работниками, переведенными на дистанционную работу?
Стороны вправе обмениваться документами в электронном виде. В отдельных случаях работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник – аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Такие подписи нужны, чтобы заключить, изменить или расторгнуть:
• трудовой договор;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор.
В остальных случаях стороны вправе использовать любые электронные подписи или взаимодействовать другим способом, который сможет подтвердить, что каждая сторона получила документ. Способы, порядок взаимодействия и сроки для подтверждения лучше прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, коллективном договоре или локальном нормативном акте (абзац 2 пункта 3 статьи 1 Закона № 407-ФЗ).
Можно ли отправить в командировку работника на удаленной работе?
Закон не запрещает направлять в командировку работников на удаленной работе. Для дистанционного работника место постоянной работы – это место его нахождения. Поездка по распоряжению работодателя в другое место, где работник будет выполнять работу, – командировка (ч. 1 ст. 166 ТК, абз. 2 п. 1 ст. 1 Закона № 407-ФЗ). На дистанционных работников, которых направили в командировку, распространяются все гарантии. Им надо оплатить проезд, проживание и выплатить суточные (письма Минфина от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).
Можно ли сократить рабочее время при дистанционной работе?
Сократить рабочие часы для работников на дистанционной работе, возможно при условии перевода таких работников на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. В первом случае сокращается ежедневная продолжительность рабочего времени. Во втором – уменьшается число рабочих дней при той же их продолжительности. Чтобы сократить рабочее время, работник и работодатель должны подписать дополнительное соглашение к трудовому договору и указать новые условия труда (ст. 93 ТК). Работодатель также может в одностороннем порядке перевести работников на неполный рабочий день, если по определенным причинам не может обеспечить условия по трудовому договору. В этом случае нужно будет за два месяца уведомить работника о новых условиях труда. При этом, если работодатель сокращает рабочее время, зарплата при неполном рабочем времени рассчитывается пропорционально отработанному времени, либо в зависимости от выполненного работниками объема работ (ст. 93 ТК).
Юридическая компания LAN подготовит ответы на Ваши запросы по организации дистанционного режима работы в Вашей организации, а также чек-листы и шаблоны, необходимых документов для работы, Вы можете получить обратившись:
https://юрист-услугионлайн.рф
Instagram.com/lan_tmn
vk.com/lan_tmn
v.urist72@mail.ru
+79634556848
